Obiecaliśmy, więc pora dotrzymać słowa. Pisaliśmy, że rozliczymy się za Kongres Wiedzy o Szkoleniu Piłkarskim, i zamierzamy zrobić to co do złotówki. Ile zarobiliśmy na KWOSP? Po lekturze poniższego tekstu dowiesz się tego z najdrobniejszymi szczegółami!
Pieniądze to dla wielu temat tabu. To, ile kto zarabia lub ile płaci za określone usługi, wielokrotnie owiane jest tajemnicą. Dlaczego? Tego nie wiemy. Ale bardzo często się z tego śmiejemy. Po prostu – nie rozumiemy tego.
Być może wiąże się to z naszą historią, być może z przeszłością. Być może ludzie z natury zazdroszczą innym i zbyt wiele szczerości przyciąga negatywne emocje? Wierzymy, że jednak tak nie jest. Wierzymy, że uczciwe i transparentne podejście do jakiegokolwiek biznesu odebrane może być wyłącznie pozytywnie.
A jeżeli zostanie odebrane negatywnie? To już nie nasz problem. To raczej problem tych, którzy negatywnie niniejszy artykuł odbiorą 😉
***
Pomysł stworzenia konferencji szkoleniowej w naszych głowach zrodził się już kilka lat temu. Późniejsza sytuacja na rynku trenerskim mocno nas jednak przystopowała. Z czasem dojrzeliśmy jednak do decyzji, by stworzyć coś własnego. Ale warunek był jeden – miało być to coś dużego.
Nie chcieliśmy działać jak inni, nie chcieliśmy półśrodków. Wejść zapragnęliśmy razem z drzwiami. Kiedy słuchamy opinii ludzi, uczestników Kongresu, czujemy, że nam się udało.
To wydarzenie było inne. Ale miało być takie z założenia. Otoczka, która zrodziła się w naszej wyobraźni, w skali 1:1 została przeniesiona na rzeczywistość.
Jesteśmy raczej dobrze zorganizowani. Umiemy też liczyć pieniądze. Dlatego od pierwszych decyzji sytuację finansową kontrolowaliśmy dość skrupulatnie. Powstały arkusze kalkulacyjne, które w czasie rzeczywistym pokazywały nam, na co jeszcze możemy sobie pozwolić.
Naszym celem nie był
zarobek Naszym priorytetem na pewno nie był zarobek. To miała być tylko
pochodna dobrze wykonanej pracy. Kluczem było, by Kongres został w pamięci
przybyłych i by do minimum ograniczyć liczbę osób niezadowolonych z przybycia
do Wrocławia.
Na KWOSP oczywiście zarobiliśmy. Ale na pewno nie tyle, by móc napisać, że te działania się „opłacały”. Profesor Bartoszewski mawiał, że nie wszystko to co warto, się opłaca. I nie wszystko, co opłaca się – warto. Z tym stwierdzeniem identyfikujemy się od dawna.
Jeżeli jednak przeliczylibyśmy sobie liczbę godzin, które poświęciliśmy we dwóch na przygotowanie styczniowego wydarzenia, raczej od ręki znaleźlibyśmy mnóstwo bardziej dochodowych i lepiej płatnych zajęć.
Ale do konkretów…
WYDATKI
Oczywiście, że fundamentem jakichkolwiek szkoleń zawsze będzie wiedza. Zawsze to prelegenci i część merytoryczna będą najistotniejsze, by jakkolwiek konferencję ocenić. Ale jeśli mamy być szczerzy, dość już mamy spotkań z kolegami po fachu w halach sportowych czy przy boiskach. Z fatalną akustyką i kiepską widocznością ekranu, na którym wyświetlane są kolejne prezentacje.
Przyjmując nasze optymistyczne założenia, że docelowo chcielibyśmy we Wrocławiu gościć nawet po 500 osób, nasz wybór co do miejsca zmuszeni byliśmy mocno zawęzić. Wakacyjne „zwiedzanie” miasta pod tym kątem ograniczyło się w zasadzie do czterech opcji:
– opera
– Narodowe Forum Muzyki
– kino
– Stadion Wrocław
Niestety, nie znaleźliśmy żadnego hotelu, który przy takiej liczebności byłby w stanie zapewnić – zwyczajnie – dobrą widoczność dla każdego uczestnika,. A każdy uczestnik był dla nas kluczem. Wszyscy razem i KAŻDY z osobna.
NFM odpadł ze względu na zaplanowane koncerty, które już w czerwcu znaleźć można było na ich stronie. Choć Stadion organizację KWOSP chciał wziąć na siebie na warunkach mocno preferencyjnych (była duża szansa, że sprawę rozwiążemy WYŁĄCZNIE barterowo, PR-owo), zaproponowane alternatywy dla sali VIP, na której tego dnia odbywała się studniówka, nie usatysfakcjonowały nas. Na samym końcu pojawiła się jeszcze opcja Centrum Kongresowego przy Hali Stulecia, ale wtedy byliśmy już po zaawansowanych rozmowach z OH Kino.
Jeżeli chodzi natomiast o kina, sale o pojemności powyżej 300 osób, pomimo tak wielu multipleksów w mieście, policzyć można na palcach jednej ręki. Kino Nowe Horyzonty, jedyne tak duże obok naszej sali, poległo na tym, że strefa przed wejściem byłaby do dyspozycji wszystkich, którzy tego dnia przybyli na seans, a nie wyłącznie dla nas, jak na foyer w Arkadach Wrocławskich.
Choć we wrześniu trudno było nam przewidzieć ilu trenerów zjawi się na sali, wiedzieliśmy, że zrobimy małe show. Czy bardzo małe, czy nie takie małe – miało okazać się 20 października, gdy kończyliśmy przedsprzedaż.
Budżet na oświetlenie ograniczyliśmy i swoją ofertę wraz z oczekiwaniami rozesłaliśmy do kilku firm. Najkonkretniejsza okazała się NH Projekt, której efekty pracy w pamięci macie wspominając nasz Kongres.
Choć pewnie największe koszty mogły wyjść taniej, z wynegocjowanych warunków i tak jesteśmy zadowoleni. Na negocjację duży wpływ miało medialne opakowanie wydarzenia. Dość powiedzieć, że na temat KWOSP we wrocławskich mediach (radia, lokalna telewizja, prasa czy portale), pojawiło się aż 21 publikacji! A większość z nich już na wstępie informowała o miejscu, gdzie Kongres miał się odbyć.
Ważną dla nas inicjatywą było też after party. Naprawdę chcieliśmy, by pewne bariery zostały przełamane. By sztucznie tworzone granice zniknęły, a wieczór wszystkim, którzy zjechali się przecież z całej Polski, minął w sympatycznej atmosferze.
Lokali, które ocenialiśmy pod kątem możliwości zorganizowania w nich imprezy integracyjnej było jeszcze więcej niż miejsc, gdzie odbyć mógł się KWOSP. Zakładając jednak, że musi być to przestrzeń, która pomieści minimum 150 osób (bilety na after party skończyły się w już w listopadzie), gdzie każdy będzie w stanie zjeść kolację (i to nie za 42 złote, a w przystępnej, jak na trenerską kieszeń, cenie), którą można w sobotni wieczór zarezerwować, a od centrum nie jest oddalona o kilka kilometrów… uwierzcie, że nie było łatwo.
W American Dream czas minął nam jednak bardzo miło, a każdy z uczestników imprezy otrzymał w cenie biletu (30 zł) poza rezerwacją miejsca dwa dowolne napoje (w tym piwo) do wyboru. Przez cały wieczór aktywnie w spotkaniu uczestniczyli też nasi prelegenci, którzy wędrowali od stolika do stolika.
***
Tak jak informowaliśmy na wstępie, fundamentem szkoleń jest zawsze wiedza. Wykładowcy, którzy poza merytoryką, którą przekazać mieli ze sceny, byli w stanie dzięki swojej energii porwać publiczność.
Tadeusz Huciński, Tomasz Wiczewski, Mateusz Ludwiczak i Marek Śledź to były nasze pierwsze typy. Bo tematykę również nakreśliliśmy sobie na wstępie.
Tak się złożyło, że żaden nam nie odmówił. A w zamian za to, nie zamierzaliśmy oszczędzać na ich apanażach. Będąc całkowicie szczerymi – dzięki naszym relacjom z ww. osobami znów zaoszczędzić mogliśmy całkiem sporo. Bo wszyscy przyjazd do Wrocławia zadeklarowali bez ustaleń finansowych. Dla nich ważniejsza była inicjatywa, w której wspólnie mieliśmy wziąć udział.
Na same prelekcje z podatkami (umowy o dzieło) wydaliśmy ostatecznie ponad 9 tys. złotych, a dodatkowo przybyłym zapewniliśmy noclegi, śniadania i kolacje.
***
Jakkolwiek chcielibyśmy rozliczyć Kongres, możemy manipulować kosztami, które ponieśliśmy. Nie chcemy jednak robić tego tak, byście nie zauważyli, ale zamierzamy nawet zwrócić na to uwagę.
Bo trudno rozdzielić nasze inne działania od KWOSP. Rebranding i wszystkie prace grafików oraz informatyka to elementy, które wykorzystamy przecież w przyszłości. Już niebawem sami zobaczycie jak bardzo!
Nowy logotyp, strona internetowa, wszelkie wdrożenia i cały system sprzedaży, dzięki któremu mogliśmy handlować biletami, to dla nas duża inwestycja.
Bo z jednej strony pieniądze wydaliśmy, ale z drugiej – przecież nie zamierzamy na tym poprzestać. Wiemy więc, że każde kolejne działanie będzie dla nas dużo łatwiejsze i sporo gotowych rozwiązań należy do nas.
Choć nie korzystaliśmy z usług firm zewnętrznych, jakieś koszty ponieśliśmy. Ale zdajemy sobie sprawę, że większość z nich było zdecydowanie niższych niż być powinny (Łukasz, Marta, Roksana, Eleonora, Jarek – ukłony dla Was!).
Jakoś mamy tak, że ludzie chcą wspierać to co robimy… Jakoś nasza dobra intencja jest chyba naprawdę dobra, bo wielcy profesjonaliści, a jednocześnie nasi dobrzy znajomi, pracują pomagając nam jak nikomu innemu. A efekty ich pracy – przyznajcie sami – wyglądają genialnie.
Trudno też odseparować od siebie sprzedaż książki „Współczesna Pedagogika” oraz biletów na Kongres. To jeden system, jednak księgowość i wiele rozwiązań stworzonych zostało dla obu tych inicjatyw. Niemniej to KWOSP mamy tutaj rozliczyć, więc wszystkie te koszty zbieramy do jednej kupy.
***
Cieszymy się, że bardzo doceniliście ilość stanowisk na foyer i prezentów, którymi zostaliście nagrodzeni. Nie będziemy ukrywać, że sporo się za tym nachodziliśmy. Bo każdy partner, który pojawił się na Kongresie, zobowiązany był nie do zapłaty za swoje stanowisko, a by zapewnić atrakcyjne nagrody dla uczestników wydarzenia.
W zasadzie w ostatniej chwili zgłosiły się do nas tylko dwa podmioty, które partycypować postanowiły w kosztach produkcji pakietów startowych. I tutaj realnie możemy mówić o przychodach gotówkowych (ale o tym później).
Zależało nam też na tym, by pakiet na starcie to nie był tylko zlepek ulotek, a coś, to trener wykorzystać będzie mógł w praktyce. Clipboard, jako podkładka do konspektów treningowych, czy treningowy worek, to jak dla nas bardzo atrakcyjne gadżety. Wymyśliliśmy sobie też sylikonową opaskę, a każdy w pakiecie otrzymał również gruby notes, długopis, smyczkę oraz certyfikat z identyfikatorem.
Poza nagrodami od sponsorów wyróżnić chcieliśmy też innych, dlatego udało się nam porozumieć z prof. Hucińskim i Tomkiem Wilczewskim odnośnie książki. „Współczesną Pedagogikę” w ten sposób dorzucaliśmy do wszystkich zamówień grupowych. Pozyskaliśmy je po cenie wydruku, a autorzy zrzekli się jakichkolwiek zysków z tego tytułu, twierdząc, że „najistotniejsze dla nich jest, by ideę propagować jak najszerzej” (czapki z głów!).
Większym (niż półlitrowy) kuflem z naszym logotypem, który na after party uzupełniany był do swej pełnej objętości, obdarowaliśmy natomiast Kubę Suchego, który bilet na KWOSP kupił kilka minut po pierwszej audycji, na której o Kongresie poinformowaliśmy. Takie sytuacje naprawdę nas budują, a Kubie raz jeszcze dziękujemy za zaufanie!
Do głównych kosztów, o których pisaliśmy powyżej, dochodzą jeszcze te drobne. Wcale jednak nie jest tak, że są one marginalne.
Gdyby nie firma LightBox, nasza wieloletnia współpraca z nią oraz chęć wsparcia inicjatywy z jej strony, z perspektywy cateringu zostalibyśmy… z ciastkami i kawą. Trochę za późno się za to zabraliśmy, przez co nikogo nie udało nam się wciągnąć do współpracy.
Przekąsek i kawy oraz herbaty na szczęście nie zabrakło, jednak postanowiliśmy to zorganizować własnym sumptem. Wypożyczyliśmy warniki, obrusy, stoliki kawowe i ponieśliśmy mnóstwo innych drobnych wydatków.
Istotnym jest też, że w wydarzeniu udział wzięło dziewięciu wolontariuszy (a chętnych było ponad 20!), którzy wsparli nas bardziej, niż tego oczekiwaliśmy. Julia, Nadia, Agata, Dominika, Gabrysia, Klaudia, Paweł, Jarek i Tymek – dziękujemy Wam za zaangażowanie!
Pod względem czystości i tego, by na stołach niczego nie brakowało, było wręcz idealnie. A my zrewanżowaliśmy się drobnym gestem – w postaci biletów do kina, obiadu dla każdego, pakietu startowego, koszulki oraz certyfikatu. Wolontariuszy musieliśmy także ubezpieczyć.
W pozostałych kosztach ująć trzeba też kilka większych – jak na ekipę video czy wpłatę na Wielką Orkiestrę Świątecznej Pomocy.
ZA TO NIE ZAPŁACILIŚMY
Historię ze wsparciem Dolnośląskiego Związku Piłki Nożnej znacie i nie będziemy jej już przypominać. Natomiast są rzeczy, z oszczędności na których jesteśmy naprawdę dumni.
Dzięki współpracy z Wyższą Szkołą Zarządzania i Coachingu we Wrocławiu oraz wrocławskim Miejskim Centrum Wolontariatu udało nam się pozyskać do współpracy wolontariuszy. Ci, poza pracą, którą dla nas wykonali, zostali wdrożeni też w proces organizacji KWOSP. Najpierw zaprosiliśmy ich na dwuipółgodzinny wykład na temat kulis i metodyki naszych działań (w ramach zajęć na WSZiC). Następnie odbyliśmy webinar, a w marcu umówieni jesteśmy na podsumowanie Kongresu, na którym również odniesiemy się pewnie do artykułu, który czytacie.
Na zakończenie sobotniego przedsięwzięcia daliśmy też wszystkim godzinę na wypełnienie ankiet związanych z obserwacją tego, co działo się wokół kinowej sali w OH Kino.
Naprawdę wierzymy, że nasze spostrzeżenia i organizacyjne przemyślenia tym w większości młodym ludziom przydadzą się do czegoś w życiu.
Zaledwie 50 złotych wydaliśmy też na reklamy Facebookowe. Choć w dzisiejszych czasach budżety wydarzeń podobnych do naszego w dużej mierze przejadane są przez koszty reklam, my na sam koniec, w zasadzie tylko testowo, promowaliśmy jeden z postów.
Oczywiście – można powiedzieć, że być może gdybyśmy w to zainwestowali, zwróciłoby się nam z nawiązką. Ale to, jak organicznie wykorzystaliśmy nasze zasięgi i na jaki efekt przełożyły się nasze zupełnie niekomercyjne działania, bardzo nas cieszy.
Nie zapłaciliśmy też ani złotówki za publikacje we wszelkich mediach, wierząc, że naszą inicjatywę po prostu warto im przedstawić swoim czytelnikom.
PRZYCHODY
Nareszcie!
Doszliśmy do tego, ile pieniędzy wpłynęło na nasze konto.
Ten punkt będzie zupełnie nierozbudowany. 216 biletów po 159 złotych zeszło bowiem w przedsprzedaży, następnie do liczby 297 sztuk dobiliśmy podnosząc cenę dwukrotnie (do 199 zł oraz do 239 zł w ostatnim okresie przed samym KWOSP).
Ponadto sprzedaliśmy też 150 biletów na after party (po 30 zł), a 650 złotych wpłacili wcześniej wspomniani sponsorzy. Firma Pro-Turnieje, jako partner techniczny, dołożyła nam połowę kwoty za wydruk notesów, a Ślęza Wrocław umieściła w każdym z pakietów broszurę informacyjną na temat nowo otwartego balonu na Kłokoczycach i do każdego pakietu – dorzuciła po złotówce.
Przychodów łącznie było zatem 56 tysięcy 525 złotych.
PODSUMOWANIE
Jeżeli przychody zostawimy ze wszystkimi wydatkami, zostało nam 4745,20 złotych. Do podziału na dwóch. Oczywiście z powyższej kwoty odliczyć należy też podatek dochodowy – na rękę zrobiliśmy zatem po dwa tysiące złotych.
Dużo to, czy mało? Pytanie jest raczej retoryczne. Ale większą niż finansowa wartością jest dla nas to, co zbudowaliśmy. No i podkreślimy raz jeszcze: jeśli dokładnie przyjrzyjcie się kosztom (i samej zakładce INWESTYCJE), które ponieśliśmy w tym roku, sporo z nich za rok po prostu nie będzie. Bo przecież nie będziemy kupować raczej nowej ścianki, nie zamierzamy też przed każdą edycją zmieniać graficznej otoczki.
Jeżeli natomiast przeliczymy, że średnio w tygodniu na organizację KWOSP od lipca przeznaczaliśmy po chociaż 10-15 godzin, nie mówiąc o zintensyfikowanych działaniach w październiku czy dopinaniu wszystkiego na ostatni guzik pod koniec grudnia i na początku stycznia – to żeby „wyjść na swoje”, kilka edycji zorganizować musimy 😉
I zorganizujemy. Bo dobra praca zawsze się obroni. A my dopiero zaczęliśmy. I nie zamierzamy się już teraz zatrzymywać ?
PS z tego miejsca raz jeszcze pragniemy podziękować Wam wszystkim. Te 4745,20 zł, które zostało nam, w obliczu fantastycznego wydarzenia, którego byliśmy świadkami, napawa nas wielką dumą. Ale jej nie byłoby bez Was. Bez Uczestników, bez Prelegentów, bez Partnerów i bez Wolontariuszy. DZIĘKUJEMY WAM WSZYSTKIM!
PS2 zapraszamy na II Kongres Wiedzy o Szkoleniu Piłkarskim, który 9 stycznia 2021 roku odbędzie się we Wrocławiu. Niebawem podamy więcej szczegółów odnośnie programu i listy wykładowców. Bilety dostępne są już na www.kwosp.pl.